Yhtiökokoukset

2021 varsinainen yhtiökokous

CapMan Oyj:n vuoden 2021 varsinainen yhtiökokous järjestettiin keskiviikkona 17.3.2021 klo 10.00 Helsingissä. Covid-19-pandemian leviämisen rajoittamiseksi yhtiökokous järjestettiin ilman osakkeenomistajien tai näiden asiamiesten läsnäoloa kokouspaikalla.

Osakkeenomistajat voivat osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon (joko henkilökohtaisesti tai asiamiehen välityksellä), esittämällä vastaehdotuksia ennakkoon ja esittämällä kysymyksiä ennakkoon.

Tarkemmat ohjeet löytyvät yhtiökokouskutsusta sekä tältä sivulta.

Keskeisiä päivämääriä

4.2.2021 Yhtiökokouskutsun julkaisu
9.2.2021 Määräaika osakkeenomistajien vastaehdotuksille (klo 16.00)
12.2.2021 Mahdolliset vastaehdotukset nähtävillä www.capman.com/fi/osakkeenomistajat/yhtiokokoukset/
12.2.2021 Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkaa (klo 12.00)
23.2.2021 Vuosikertomus julkaistaan
3.3.2021 Määräaika osakkeenomistajien kysymyksille (klo 16.00)
5.3.2021 Yhtiökokouksen täsmäytyspäivä
8.3.2021 Vastaukset osakkeenomistajien kysymyksiin nähtävillä www.capman.com/fi/osakkeenomistajat/yhtiokokoukset/
10.3.2021 Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys päättyy (klo 16.00)
12.3.2021 Määräaika hallintarekisteröidyn osakken omistajan merkitsemiselle Euroclear Finland Oy:n pitämään tilapäiseen osakasluetteloon (klo 10.00)
17.3.2021 Yhtiökokous (klo 10.00)
19.3.2021 Varojenjaon 1. erän täsmäytyspäivä
26.3.2021 Varojenjaon 1. erän maksupäivä
20.9.2021 Varojenjaon 2. erän alustava täsmäytyspäivä
27.9.2021 Varojenjaon 2. erän alustava maksupäivä

Yhtiökokousmateriaalit

Ohjeita

Ilmoittautuminen kokoukseen ja äänestäminen ennakkoon

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkaa 12.2.2021 klo 12.00 ja päättyy 10.3.2021 klo 16.00. Osakkeenomistajia pyydetään ensisijaisesti ilmoittautumaan ja äänestämään internetsivujen kautta.

Osakkeenomistaja, jonka osakkeet ovat rekisteröitynä hänen suomalaisella arvo-osuustilillään, voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 12.2.2021 klo 12.00 – 10.3.2021 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

1) Sähköisesti Euroclearin elektronisen ilmoittautumispalvelun kautta

Ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen tarvitaan luonnollisille henkilöille vahva sähköinen tunnistautuminen (pankkitunnukset tai mobiilivarmenne) sekä oikeushenkilöille Y-tunnus ja arvo-osuustilin numero.

2) Sähköpostitse tai postitse

Osakkeenomistaja voi vaihtoehtoisesti täyttää ja toimittaa yhtiön verkkosivuilla saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Euroclear Finland Oy:lle sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu tai postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous, PL 1110, 00101 Helsinki. Ennakkoäänestyslomake tulee olemaan saatavilla yhtiön verkkosivustolla 12.2.2021 klo 12.00 alkaen tai pian sen jälkeen.

Ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajan tai asiamiehen on ilmoitettava pyydetyt henkilötiedot. Osakkeenomistajien ja asiamiesten yhtiölle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajien ilmoittautumisen yhteydessä luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Tietosuojaseloste

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja voi valtuuttaa asiamiehen ilmoittamaan hänet ja äänestämään ennakkoon hänen puolestaan. Asiamiehet eivät voi osallistua yhtiökokoukseen ja heidänkin tulee äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatuin tavoin. Valtakirja- ja äänestysohjemalli tulee olemaan saatavilla yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.capman.com/fi/osakkeenomistajat/yhtiokokoukset/ 12.2.2021 klo 12.00 alkaen tai pian sen jälkeen.

Osakkeenomistajan asiamiehen on toimitettava asianmukaisesti täytetyt ja allekirjoitetut valtuutusasiakirjat yhdessä asianmukaisesti täytetyn ja allekirjoitetun ennakkoäänestyslomakkeen kanssa lomakkeella annettujen ohjeiden mukaisesti Euroclear Finland Oy:lle postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous/CapMan Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu ennen ilmoittautumisajan ja ennakkoäänestyksen päättymistä (10.3.2021 klo 16.00), mihin mennessä asiakirjojen on oltava perillä. Asiamies ei voi äänestää sähköisesti ennakkoon.

Pelkkien valtuutusasiakirjojen toimittaminen yhtiölle tai Euroclear Finland Oy:lle ei johda siihen, että osakkeenomistajan ennakkoäänet otetaan huomioon. Osakkeenomistajan ilmoittautumisen ja ennakkoäänien onnistunut kirjaaminen edellyttää tämän lisäksi, että asiamies ilmoittaa osakkeenomistajan ja äänestää ennakkoon hänen puolestaan tässä kutsussa kuvatuin tavoin.

Jos osakkeenomistaja haluaa osallistua yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, kutakin arvo-osuustiliä koskevat erilliset valtuutusasiakirjat on toimitettava ja niillä on ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 5.3.2021. Osallistuminen yhtiökokoukseen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään 12.3.2021 klo 10.00 mennessä.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon hallintarekisteröityihin osakkeisiin sovellettavan ilmoittautumisajan kuluessa. Lisäksi omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee huolehtia ennakkoon äänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta hallintarekisteröityihin osakkeisiin sovellettavan ilmoittautumisajan kuluessa.

Vastaehdotukset

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa (1/100) yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen agm@capman.com viimeistään 9.2.2021 klo 16.00, mihin mennessä vastaehdotusten on oltava perillä. Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä riittävä selvitys omistuksestaan.

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa (1/100) yhtiön kaikista osakkeista, oli oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Vastaehdotukset sekä selvitys osakeomistuksesta tuli toimittaa yhtiölle sähköpostilla agm@capman.com viimeistään 9.2.2021 klo 16.00. Yhtiölle ei tullut määräaikana äänestykseen otettavia vastaehdotuksia.

Kyselyoikeuden käyttäminen

Osakkeenomistaja voi esittää kysymyksiä yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. Kysymykset tulee lähettää sähköpostilla osoitteeseen agm@capman.com 3.3.2021 klo 16.00 mennessä, mihin mennessä kysymysten on oltava perillä.

Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.capman.com/fi/osakkeenomistajat/yhtiokokoukset/ 8.3.2021 alkaen.

Yleiset käytännöt

Yleistä yhtiökokouksesta

CapManin yhtiökokous on konsernin ylin päättävä elin, jossa osakkeenomistajat osallistuvat yhtiön ohjaukseen ja valvontaan sekä käyttävät puhe-, kysely- ja äänioikeuttaan. Yhtiökokous päättää sille lain jayhtiöjärjestyksen mukaan kuuluvista asioista.

Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain kesäkuun loppuun mennessä. Yleensä varsinainen yhtiökokous on pidetty maaliskuun aikana. Merkittävimpiä varsinaisen yhtiökokouksen päätösvaltaan kuuluvia asioita ovat:

hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
hallituksen jäsenten valinta
hallituksen ja sen valiokuntien palkkioista ja taloudellisista etuuksista päättäminen
tilintarkastajan valinta ja tilintarkastajan palkkioista päättäminen
tilinpäätöksen vahvistaminen
hallituksen ja toimitusjohtajan vastuuvapaudesta päättäminen
yhtiöjärjestyksen muuttaminen
osakepääoman korottamisesta ja alentamisestä päättäminen
yhtiön varojen jaosta, kuten voitonjaosta, päättäminen.
hallitukselle annattavista valtuutuksista päättäminen.

Yhtiökokouksen päivämäärä ja oikeus saada asia yhtiökokouksen asialistalle

CapMan ilmoittaa seuraavan vuoden tulosjulkistuspäivämäärien julkistamisen yhteydessä myös varsinaisen yhtiökokouksen päivämäärän. Osakkeenomistajalla on oikeus saada yhtiökokoukselle kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta viimeistään neljä viikkoa ennen kokouskutsun toimittamista. Tarkka määräpäivä ja osoite vaatimuksen toimittamiselle ilmoitetaan yhtiön verkkosivuilla. Yleensä kokouskutsu julkistetaan tammikuun lopussa ja määräpäivä vaatimusten esittämiselle on tammikuun alussa.

Yhtiökokouskutsu ja muut yhtiökokousasiakirjat

Yhtiökokouskutsu ja yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat ja päätösehdotukset julkistetaan yhtiön verkkosivuilla ja tarvittaessa pörssitiedotteella viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiökokouksen pöytäkirja ja äänestystulokset sekä pöytäkirjan liitteet ovat saatavilla CapManin internetsivuilla viimeistään kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta. Edellisten vuosien yhtiökokousasiakirjat pidetään saatavilla yhtiön verkkosivuilla vähintään viimeiseltä viideltä vuodelta. Vuosittainen palkitsemisraportti ja selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä pidetään saatavilla yhtiön verkkosivuilla vähintään kymmenen vuoden ajan.

Hallituksen jäsenten, jäsenehdokkaiden, toimitusjohtajan ja tilintarkastajien läsnäolo varsinaisessa yhtiökokouksessa

Yhtiön toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja sekä hallituksen jäsenet sekä hallituksen jäseneksi ehdolla olevat henkilöt ovat lähtökohtaisesti paikalla varsinaisessa yhtiökokouksessa. Lisäksi tilintarkastaja on aina läsnä varsinaisessa yhtiökokouksessa.

Osakkeenomistajien henkilötiedot ja tietosuojaseloste

Osakkeenomistajien yhtiökokousilmoittautumisen yhteydessä CapMan Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.